Kolejne nowelizacje Ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali wykreśliły wspólnoty mieszkaniowe z obowiązku wykonywania sprawozdania finansowego, natomiast nadal tworzone są roczne sprawozdania zarządów wspólnot. Sprawozdanie takie nie jest zatem przekazywane do urzędu skarbowego, lecz przedstawiane członkom wspólnoty mieszkaniowej jako potwierdzenie określonych działań związanych z zarządzaniem nieruchomościami.
O rocznym rozliczeniu finansowym, czyli aspekty praktyczne
Zarząd wspólnoty mieszkaniowej lub zarządca (firma zatrudniana do obsługi wspólnot mieszkaniowych) przygotowuje roczne rozliczenia przedstawiane właścicielom nieruchomości podczas osobnego zebrania.
- Integralną częścią rozliczenia jest prowadzona wcześniej ewidencja uwzględniająca wydatki i opłaty związane z funkcjonowaniem wspólnoty mieszkaniowej oraz wynagrodzenie członków zarządu/firmy zatrudnionej do zarządzania nieruchomościami.
- Niezbędne są również regulaminy rozliczeń, na przykład Regulamin rozliczeń mediów, a także regulaminy dotyczące ogrzewania lokali, zużycia wody. Uwzględnione tam wytyczne stanowią podstawę do prawidłowego ewidencjonowania opłat.
- Zebranie dotyczące poprzedniego roku powinno się odbyć najpóźniej na koniec pierwszego kwartału kolejnego roku, zatem roczne sprawozdanie tworzone może być najpóźniej do 31 marca. Pełne rozliczenie przedstawiane jest na zebraniu.
Prowadzenie ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną prowadzi co prawda zarząd lub zarządca, lecz prawem członków wspólnoty jest uzyskanie klarownych informacji o poszczególnych wydatkach, opłatach, ewentualnych ubezpieczeniach i podatkach.
Wszystko, co powinno się znaleźć w rozliczeniu wspólnoty mieszkaniowej
Regulamin rozliczeń zgodny z uchwałą właścicieli lokali określa, co w myśl Ustawy o własności lokali powinno się znajdować w rozliczeniu rocznym. O rozliczeniu wspólnoty mieszkaniowej – jak wygląda i co ma zawierać, można zatem pisać na podstawie regulacji z tej ustawy.
Zgodnie z art. 14 w punktach 1-5 są to:
- wydatki na remonty i bieżącą konserwację – między innymi w oparciu o składki na fundusz remontowy, uiszczane przez wszystkich członków wspólnoty,
- opłaty za szeroko pojęte media – dotyczy to dostaw energii elektrycznej oraz cieplnej, gazu i wody oraz opłaty za antenę zbiorczą i windę,
- ubezpieczenia, podatki i inne opłaty publicznoprawne – wyjątek stanowią sytuacje, gdy koszty te ponoszą osobno właściciele poszczególnych lokali,
- wydatki na utrzymanie porządku i czystości – dotyczy to części wspólnych nieruchomości, między innymi klatek schodowych i terenów wokół nieruchomości,
- wynagrodzenie członków zarządu lub zarządcy – każdy członek zarządu otrzymuje wynagrodzenie, tak samo zarządca zajmujący się odpłatnie wspólnotą.
Przychody na koszty zarządzania pochodzić mogą nie tylko z opłat mieszkaniowych, zwanych potocznie czynszem. Warto rozwinąć ten wątek.
Rozliczenia inne niż wpłaty właścicieli poszczególnych lokali
Aby wspólnota mieszkaniowa mogła działać prawidłowo, konieczne bywa znalezienie dodatkowych źródeł pozyskiwania finansów. Poza wpłatami członków wspólnoty (czynsz, fundusz remontowy i inne), ewidencjonowaniu podlegają również:
- wynajem i dzierżawa poszczególnych lokali pod działalność usługową lub handlową,
- odpłatne udostępnianie powierzchni reklamowych w części wspólnej nieruchomości,
- wynajem części gruntu przynależącego do nieruchomości.
Roczne rozliczenie finansowe wspólnoty zawiera zatem wszystkie istotne zestawienia. Dokumenty przygotowane prawidłowo przez zarząd lub przez licencjonowanego zarządcę nieruchomości przekazywane są w formie rozliczenia każdemu właścicielowi lokalu.
Profesjonalne zarządzanie nieruchomościami – rozliczenia i nie tylko
Właściciele lokali wybierają w drodze głosowania formę zarządzania nieruchomościami, czyli opcję z zarządem wspólnoty lub z outsourcingiem do firmy zewnętrznej. Na bazie naszych doświadczeń wiemy, że współpraca taka może znacznie usprawnić codzienne funkcjonowanie w obrębie danej nieruchomości.
Pozwala też zoptymalizować działania okresowe, w tym przygotowywanie rocznych rozliczeń wspólnoty mieszkaniowej, o czym wiedzą również nasi dotychczasowi i aktualni Klienci w Ełku oraz Białymstoku.