Wypełnianie obowiązków zarządu wspólnoty mieszkaniowej w sposób zgodny z ustawą, czyli aktualnymi normami prawnymi, ale też zgodnie ze statutem i regulaminami wspólnoty, to ważne zadanie. Czy to zarząd wyłoniony spośród właścicieli wszystkich lokali, czy licencjonowany zarządca nieruchomości na potrzeby obsługi wspólnot mieszkaniowych, lista stałych i okresowych zadań jest długa.
Od rzetelnego wypełniania tych obowiązków w znacznym stopniu zależy płynność finansowa wspólnoty mieszkaniowej i zadowolenie wszystkich właścicieli lokali oraz części wspólnych.
Po pierwsze – obowiązkowość w zarządzaniu nieruchomościami
O zarządzie mówi się w trzech aspektach: o kierowaniu sprawami wspólnoty mieszkaniowej, reprezentowaniu wspólnoty na zewnątrz oraz reprezentowaniu jej w relacjach wspólnota – właściciele poszczególnych lokali. To ważne dla wszystkich członków wspólnoty, ponieważ osoby upoważnione podejmują również w ich imieniu istotne decyzje związane z zakresu zarządzania nieruchomościami.
Co jednak ważne, zarząd ma obowiązek uzyskać pełnomocnictwo właścicieli lokali i podjąć odpowiednią uchwałę w sytuacjach określanych przez prawo jako czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu.
Najważniejsze aspekty
Czynności takie to:
- 1. nadbudowa albo przebudowa nieruchomości wspólnej, a w efekcie również:
- ustanowienie odrębnej własności po nadbudowie lub przebudowie nieruchomości,
- dalsze rozporządzanie nowopowstałym/przebudowanym lokalem,
- zmiana wysokości dotychczasowych udziałów członków wspólnoty w nieruchomości,
- 2. udzielenie zgody na zmianę wysokości udziałów – bez zgody właścicieli pozostałych lokali nie może się odbyć zmiana ich udziałów we współwłasności nieruchomości wspólnej,
- 3. dokonanie nowego podziału nieruchomości wspólnej, zarówno w powyższej sytuacji, jak i w każdej innej, na przykład gdy dany właściciel wykupuje jeszcze jeden lokal.
Działania zwane czynnościami zwykłego zarządu, zarząd podejmuje samodzielnie, niezależnie od tego, czy jest to osoba lub grupa członków wspólnoty mieszkaniowej, czy licencjonowany zarządca nieruchomości.
Ewidencja kosztów i inne ważne zobowiązania
Zarówno na potrzeby rocznego sprawozdania finansowego, ale też aby umożliwić stały wgląd w funkcjonowanie wspólnoty, w tym szeroko pojętą obsługę wspólnot mieszkaniowych, zarząd ma obowiązek:
- prowadzić ewidencję pozaksięgową kosztów – wspólnoty nie rozliczają się z dochodów na standardowych zasadach, zatem taka forma wystarczy zamiast księgi przychodów i rozchodów,
- ewidencjonować zaliczki na pokrycie kosztów – dotyczy to opłat zwanych czynszem, wpłat na fundusz remontowy oraz innych rozliczeń na rzecz nieruchomości wspólnej, na przykład zysków z dzierżawy lokalu,
- sporządzić protokół przejęcia nieruchomości – wspólnota mieszkaniowa powstaje automatycznie już w momencie zakupu pierwszego lokalu, dlatego ważne, aby po oddaniu całego obiektu do użytku sprawdzono stan nieruchomości na potrzeby:
- przejęcia dokumentacji technicznej od głównego inwestora,
- przechowywania dokumentacji z zachowaniem zasad bezpieczeństwa,
- zaktualizowania spisu właścicieli wszystkich lokali.
Co ważne, każdy właściciel lokalu należącego do danej wspólnoty mieszkaniowej może skontrolować działania zarządu i sprawdzić, czy nie dochodzi w tym zakresie do nadużyć lub zaniedbań. Dotyczy to również firm świadczących usługi profesjonalnego zarządzania nieruchomościami.
Co w sytuacji niedopełnienia obowiązków przez zarząd lub zarządcę?
Gdy wspólnota mieszkaniowa zdecyduje o zmianie zarządu, wystarczy wola członków wspólnoty wyrażona w formie uchwały. W przypadku zarządcy natomiast można poczekać do wygaśnięcia umowy, która obowiązuje na zarządzanie wspólnotą mieszkaniową i jest to również rozwiązanie polubowne.
Biorąc pod uwagę możliwości, jakie daje Ustawa o własności lokali, a także statut i regulaminy danej wspólnoty, droga sądowa okazuje się wielokrotnie zbędna.
Red-Bud działa w Białymstoku i Ełku
Red-Bud to zarządca wspólnot nieruchomości, który działa na całym Podlasiu. Obecnie nasza firma realizuje swoje projekty zarządzania nieruchomościami także w Ełku. Nasza administracja zapewnia pełny zakres wszelkiego rodzaju usług. Gwarantujemy porady prawne, eksperckie oraz wszelkiego rodzaju specjalistyczną pomoc (hydraulika, elektryka). Zachęcamy do zapoznania się z naszą ofertą.