Jak powinno wyglądać zebranie wspólnoty mieszkaniowej?

Aktualny stan prawny reguluje tylko niektóre kwestie dotyczące zebrań wspólnoty mieszkaniowej, dlatego wszystkie pozostałe wytyczne umieszczane są zazwyczaj w statucie i regulaminach danej wspólnoty.

Niemniej jednak w samej Ustawie o własności lokali znajdują się liczne zapisy, których praktykowanie sprawia, że zebrania wspólnoty przebiegają zgodnie z prawem.

Dziś powiemy o tym, jak należy rozpatrywać tę kwestię z uwzględnieniem zarządzania nieruchomościami.

Przygotowania, czyli wszystko co ważne przed spotkaniem

Niezależnie od tego, jak zarządzana jest wspólnota mieszkaniowa (przez zarząd lub zarządcę upoważnionego notarialnie), należy zrealizować obowiązek zwołania rocznego zebrania. Obowiązek ten dotyczy tzw. dużych wspólnot mieszkaniowych, czyli liczących ponad 7 odrębnych lokali.

Zarząd jako struktura wewnętrzna lub zarządca świadczący zarządzanie wspólnotą mieszkaniową wysyła lub dostarcza:

• 1. pisemne zawiadomienie minimum tydzień przed planowanym zebraniem; zawiadomienie takie powinno zawierać datę, godzinę i miejsce zebrania oraz projekt porządku obrad;
• 2. projekty uchwał, które będą głosowane podczas zebrania; wśród nich do najważniejszych należą:
  • roczny plan gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną;
  • roczny plan opłat na pokrycie kosztów zarządu;
  • sprawozdanie zarządu z prac w ubiegłym roku;
  • uchwała o udzieleniu absolutorium, czyli akceptacja działań zarządu za poprzedni rok;
• 3. projekty innych uchwał przygotowanych przez zarząd lub członków wspólnoty mieszkaniowej.

Proces zawiadamiania powinien być dokładnie przemyślany i zorganizowany tak, aby nie można go było zakwestionować.

Przebieg zebrania i sprawy związane z obsługą wspólnoty mieszkaniowej

Zebrania roczne należy zwoływać, aby spełnić wymogi ustawy, natomiast do takich zebrań może w uzasadnionych okolicznościach dochodzić częściej. Inicjatorem może być właściciel lokalu posiadający 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej.

Weźmy jednak pod uwagę wyłącznie zebrania roczne.

• W przepisach nie ma wytycznych co do przebiegu zebrania, natomiast praktyka wspólnot mieszkaniowych oraz firm zapewniających obsługę wspólnot mieszkaniowych powielana jest z powodzeniem i ewentualnie zmieniana na potrzeby właścicieli.
• Warto powołać przewodniczącego, protokolanta oraz komisję skrutacyjną, odpowiedzialną za liczenie głosów z głosowań. Można wtedy optymalnie przeprowadzić każdą część zebrania i uwzględnić ewentualne wnioski padające na samym zebraniu.
• Wszelkie protokoły, podpisy członków wspólnoty z głosowania oraz inne istotne dokumenty należy odpowiednio zebrać i przechowywać, aby nie było wątpliwości co do prawidłowego przebiegu podejmowania uchwał w określonym trybie.
• Należy ustalić sposób głosowania, ponieważ są dwie praktykowane metody: pierwsza to prawo głosu wyliczane na podstawie wielkości udziałów w danej nieruchomości, druga – przeliczanie według zasady, że jednemu właścicielowi przysługuje jeden głos.
• Warto przygotować porządek obrad, czyli enumeratywny (zamknięty) zestaw zagadnień, które zostaną poruszone podczas zebrania. W porządku obrad uwzględnia się zazwyczaj: rozpoczęcie zebrania, głosowanie nad uchwałami, wolne wnioski oraz zamknięcie zebrania.

Za ważną można uznać jedynie uchwałę przegłosowaną, dlatego warto uczestniczyć w zebraniach wspólnoty i mieć wpływ na podejmowane decyzje, w tym na obsługę w postaci licencjonowanego zarządcy nieruchomości.

Nieco bardziej szczegółowo o tym, jak wyglądać może zebranie

Zarządzanie wspólnotą mieszkaniową to również organizowanie rocznych zebrań, dlatego przejmując w tej kwestii obowiązki naszych zleceniodawców działamy z uwzględnieniem dobra całej wspólnoty.

1. 1. Przewodnictwo nad zebraniem obejmuje członek zarządu lub zarządca nieruchomości.
   2. Przedstawiany jest cel zebrania i porządek obrad, można wtedy przejść do głosowania.
   3. Uchwały odczytywane są kolejno według porządku obrad, z ewentualnym wyjaśnieniem.
   4. Na okoliczność głosowania danej uchwały:
      • przewodniczący udziela głosu właścicielom odnośnie danej uchwały,
      • następuje przejście do głosowania poprzez wyczytanie nazwisk właścicieli,
      • głosowanie może się odbywać przez podniesienie ręki lub złożenie podpisu.
   5. Następna część zebrania to wolne wnioski właścicieli;
      • jeżeli właściciel zgłasza chęć przedstawienia wniosku, jest mu udzielane prawo głosu,
      • gdy wniosek wymaga głosowania, prowadzący może zarządzić takie głosowanie.

Na koniec:

Przewodniczący zamyka zebranie po wyczerpaniu wolnych wniosków.

Podstawą: licencja

Podczas zebrania może nastąpić również odwołanie i powołanie członków zarządu lub zmiana na licencjonowanego zarządcę nieruchomości, lecz przy głosowaniu takich ustaw konieczna jest obecność notariusza.

Sporządzony przez niego protokół jest podstawą wpisu do księgi wieczystej nieruchomości.

Profesjonalne zarządzanie nieruchomościami

O tym, jak powinno wyglądać zebranie wspólnoty mieszkaniowej należy wiedzieć już na etapie formowania się wspólnoty, ponieważ często pierwsze zebranie zwoływane jest przed wykupieniem wszystkich lokali z danej nieruchomości. Decyzja o zawarciu umowy z firmą zapewniającą profesjonalne zarządzanie nieruchomościami to sposób na uniknięcie wielu nieporozumień, ale również oszczędność czasu.

Przykładem są również wspólnoty z Białegostoku i innych miast takich jak Ełk, gdzie Red-Bud także działa, które zdecydowały się na taką nowoczesną, lecz docenioną już formę zarządzania.