Tradycyjna forma komunikacji z zarządcą budynku, czy to spółdzielnią mieszkaniową, czy wspólnotą, nie była w pełni wygodna. Przede wszystkim wymagała długiego oczekiwania na odpowiedź. E-wspólnota zupełnie zmienia zarówno zarządzanie wspólnotą mieszkaniową od strony administracyjnej, jak i dostępność zarządcy oraz wszelkich informacji dla mieszkańców.
Co zmienia e-wspólnota?
E-wspólnota wprowadza do rutynowych czynności podejmowanych przez mieszkańców i administratora możliwość komunikacji online. Niepotrzebne są już więc wizyty w siedzibie zarządcy, a forma komunikacji jest uproszczona i zachowana każdego dnia. Zalet jest znacznie więcej.
Do głównych należą:
- zastąpienie tradycyjnej formy komunikacji poprzez e-maile i SMS-y – innymi słowy systemy zarządzania wspólnotą mieszkaniową zostały dostosowane do współczesności, a w tym m.in. do wykształconych już przyzwyczajeń (choćby w komunikacji z bankami),
- pełna całodobowa kontrola nad własnym kontem oraz kontami zarządcy – odpowiedzialność za ich prowadzenie podejmują banki, co niweluje wszelkie zagrożenia związane z awarią systemów,
- każda ze stron ma stały dostęp do sald – dla mieszkańców istotne jest to głównie ze względu na ryzyko opóźnienia w opłatach i kontrolę powstających z tego tytułu odsetek.
E-wspólnota niesie korzyści dla wszystkich operujących nią stron.
Administrator może zarządzać nią zdalnie, co m.in. zwiększa jego mobilność, ale przede wszystkim systemy minimalizują nakład pracy ludzkiej. Mieszkańcy mają pewność, iż w kontakcie z administratorem żadna z ich uwag nie zostanie pominięta.
W tym wypadku warto jednak wymienić wszystkie zalety systemu.
Jakie wygody niesie e-wspólnota dla mieszkańców?
Zarząd wspólnoty docenia korzyści z opisywanych rozwiązań, gdyż znacząca część pracy zostaje zautomatyzowana. Dla obu stron niezwykle istotna jest jej czytelność i prostota. Rachunki i wszelkie powiadomienia wysyłane są każdego miesiąca, zawsze w tym samym czasie bez udziału pracy ludzi.
Lokatorzy w każdej chwili mogą uzyskać wszystkie dane bez oczekiwania w kolejkach lub na odpowiedź listowną.
Do innych zalet należą:
- możliwość natychmiastowego uzyskania wszystkich danych o własnym koncie,
- w komunikacji z zarządcą pewność, iż otrzymał on określoną wiadomość,
- brak wydatków na tradycyjne listy i wydruki,
- możliwość generowania bilansów, rachunków i innych zestawień związanych ze zobowiązaniami lub stanem kont,
- uzyskiwanie informacji o tym, z jakiego tytułu powstają najdrobniejsze zmiany na koncie.
Niewątpliwie dzięki e-wspólnocie każdy lokator zyskuje większą kontrolę nad wydatkami, ale też możliwość wygodnego kontaktu z zarządem wspólnoty.
Co przyniesie przyszłość?
Dotychczas wprowadzone zmiany z pewnością będą rozszerzane na wiele wspólnot, jak dotąd bowiem korzysta z nich tylko część wspólnot. Poza wygodami, jakie niosą zmiany dla mieszkańców, znacząco usprawniają pracę zarządu wspólnoty mieszkaniowej.
W przyszłości więc z pewnością więcej wspólnot będzie korzystać z wygód systemów online w zarządzaniu, a lokatorzy skorzystają ze wszystkich ich zalet.